Privacyverklaring

CoatMatch is de verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens die via dit platform worden verzameld. CoatMatch is een onafhankelijk B2B- en B2C-matchingplatform dat klanten en gespecialiseerde bedrijven samenbrengt voor esthetische en functionele oppervlaktebehandelingen en coatings in België.

Voor vragen over je persoonsgegevens kan je contact opnemen via het e-mailadres dat onderaan deze verklaring staat vermeld.

CoatMatch verwerkt de persoonsgegevens die je zelf opgeeft bij het aanvragen van een offerte en in de communicatie die daaruit voortvloeit. Dit omvat minimaal:

• Contactgegevens: voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer en eventuele bedrijfsnaam en btw-nummer.
• Locatie- en logistieke gegevens: postcode, gemeente en transportvoorkeur.
• Aanvraaggegevens: technische omschrijving van het project of de onderdelen, materiaal, afmetingen, gewenste behandeling, kleur, foto’s en documenten.
• Communicatiegegevens: inhoud van e-mails, offertes, berichten en opvolging tussen CoatMatch, klanten en geselecteerde bedrijven.
• Bedrijfsgegevens: bedrijfsnaam, contactpersoon en capaciteiten van de aangesloten coatingbedrijven, voor zover nodig voor het matchen en opvolgen van aanvragen.

CoatMatch verwerkt persoonsgegevens uitsluitend om de matchingdienst te leveren en om de aanvraag van begin tot einde correct te begeleiden. De doeleinden zijn:

• Matching tussen klanten en gespecialiseerde oppervlaktebehandelingsbedrijven.
• Ontvangen, beoordelen en opvolgen van offerteaanvragen.
• E-mailcommunicatie en automatische herinneringen gerelateerd aan de aanvraag en de offerte.
• Administratie, beveiliging, fraudepreventie en audit logging ter bescherming van het platform en zijn gebruikers.

CoatMatch deelt persoonsgegevens enkel met een aangesloten coatingbedrijf wanneer dit volgens de bestaande CoatMatch-workflow is toegestaan. Concreet:

• Een geselecteerd bedrijf ontvangt de technische projectgegevens die nodig zijn om een offerte op te stellen.
• Contactgegevens van de klant worden pas vrijgegeven aan het gekozen bedrijf nadat de klant de offerte expliciet heeft aanvaard.
• Vóór die goedkeuring heeft het bedrijf geen toegang tot de klantgegevens.

CoatMatch bewaart aanvraag- en offertegegevens zolang dit nodig is voor de afhandeling en opvolging van de aanvraag en de daaruit voortvloeiende offerte. Wanneer er geen sprake is van verdere activiteit, worden gegevens niet automatisch verwijderd; CoatMatch hanteert geen hard-delete bij het afsluiten van een aanvraag, zodat de historie en audittrail behouden blijven.

Specifieke wettelijke bewaartermijnen die niet in de applicatie zijn vastgelegd, worden hier niet verzonnen. Indien een wettelijke bewaartermijn van toepassing is, zal CoatMatch deze volgen.

CoatMatch treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang. Hieronder vallen:

• Toegangscontrole op basis van rollen voor de interne CoatMatch-medewerkers (admin).
• Beveiligde, toegangsgespitte portalen voor partners en klanten, op basis van tijdelijke, gehashte toegangstokens.
• Opslag van geüploade bestanden (foto’s, documenten) in een afgesloten, private opslagruimte met beperkte toegang.
• Audit logging van belangrijke acties binnen het platform.

Als betrokkenene heb je het recht om:

• inzage te vragen in de persoonsgegevens die CoatMatch van je verwerkt;
• onjuiste gegevens te laten verbeteren;
• de verwijdering of beperking van de verwerking te vragen, waar wettelijk toepasbaar;
• bezwaar te maken tegen de verwerking;
• een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthouder.

Omdat CoatMatch geen harde verwijderingen uitvoert, kan een verzoek tot verwijdering worden meegedeeld; CoatMatch zal dit afwegen op basis van de geldende regels en lopende opvolging.

CoatMatch maakt gebruik van externe infrastructuur voor databeheer, authenticatie en e-mailaflevering. Deze dienstverleners handelen als verwerker in opdracht van CoatMatch en verwerken persoonsgegevens uitsluitend om CoatMatch in staat te stellen de dienst te leveren. CoatMatch deelt geen persoonsgegevens met derden voor marketingdoeleinden.

CoatMatch kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen om ze in overeenstemming te houden met de werkelijke werking van het platform. De meest recente versie is steeds raadpleegbaar op deze pagina, met de datum van de laatste update.

Voor vragen, verzoeken of opmerkingen over je persoonsgegevens of deze privacyverklaring kan je contact opnemen met CoatMatch via de gebruikelijke contactkanalen van het platform.